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Den richtigen Ansprechpartner finden
Prüfen Sie die Auftragsunterlagen: Wer hat die Zollanmeldung tatsächlich abgegeben? Der beauftragte Spediteur kann einen weiteren Zolldienstleister eingeschaltet haben. Bitten Sie in diesem Fall um Weiterleitung an den Bearbeiter der Anmeldung. Die Reederei oder das Terminal kann Transportdaten liefern, muss aber nicht der Empfänger Ihrer Ausfuhrunterlagen sein.
Verwenden Sie in der Anfrage die MRN und eine verständliche eigene Referenz. Nennen Sie die betroffene Rechnung oder Lieferung, ohne unnötige Unterlagen anderer Kunden mitzusenden. Wenn mehrere Vorgänge fehlen, erstellen Sie eine Liste mit einer Zeile je MRN und einem klaren Statusfeld.
Was Sie anfordern sollten
Bitten Sie um den vorhandenen Ausgangsvermerk und um eine kurze Rückmeldung, falls dieser noch nicht eingegangen ist. Eine allgemeine Aussage wie „Ware abgefertigt“ beantwortet die Frage nach dem Dokument nicht. Geben Sie an, wer in Ihrem Unternehmen die Datei erhalten soll.
- Die zur genannten MRN gehörende Datei in der vom System bereitgestellten Form.
- Bestätigung, dass sie zur genannten Lieferung und deren Umfang gehört.
- Bei fehlender Datei: letzter Stand, fehlende Information und zuständiger Ansprechpartner.
- Bei mehreren Anmeldungen: eindeutige Zuordnung jeder Datei zur jeweiligen MRN.
Download in IAA-Plus
Die Zoll-Hilfe beschreibt den Abruf der Antwortnachrichten beim betreffenden Ausfuhrvorgang. Beim Eintrag „Mitteilung zur Ausfuhranmeldung“ lässt sich der vorhandene Ausgangsvermerk als PDF anzeigen, speichern oder drucken. Das Ausfuhrbegleitdokument wird an anderer Stelle bereitgestellt und ist damit nicht zu verwechseln.
Diese Schritte beziehen sich auf IAA-Plus. Andere ATLAS-Teilnehmersoftware kann andere Menünamen verwenden. Wenn ein Vertreter die Anmeldung bearbeitet, verschafft die Kenntnis der MRN allein keinen Zugang zu seinem Konto. Fordern Sie den Download dann beim Vertreter an, statt in einem fremden Zugang nach dem Vorgang zu suchen.
Quellen: Zoll — IAA-Plus-Hilfe: Tätigkeiten des Ausführers (Normalverfahren)
Die erhaltene Datei kontrollieren
Vergleichen Sie die MRN mit Ihrer Anmeldung und prüfen Sie die Zuordnung von Ware, Mengen und Lieferunterlagen. Der Dateiname kann frei vergeben worden sein; orientieren Sie sich am Inhalt. Bei mehreren Rechnungen oder Teilsendungen sollten Sie die Zuordnung im Ablagesystem nachvollziehbar festhalten.
Bewahren Sie die ursprüngliche Datei auf und kennzeichnen Sie interne Arbeitskopien. Wenn eine lesbare Darstellung fehlt, fragen Sie den Absender nach einer solchen Darstellung aus seiner Anwendung. Erstellen Sie keinen eigenen „Ausgangsvermerk“ aus dem öffentlichen MRN-Ergebnis und ersetzen Sie keine Angaben im erhaltenen Dokument.
Kein Download vorhanden: gezielt weiterfragen
Trennen Sie einen Zugriffs- oder Abruffehler vom tatsächlichen Fehlen einer Antwort. Notieren Sie bei einem technischen Problem den Zeitpunkt, den betroffenen Vorgang und den Wortlaut der Fehlermeldung. Lassen Sie den Bearbeiter prüfen, ob die Antwort bereits in seinem Nachrichtenbestand liegt.
Wenn die Ausgangsbestätigung fehlt, ist die Dokumentensuche allein nicht ausreichend. Stellen Sie die Transportdaten zusammen und klären Sie mit dem Anmelder, welches Ereignis oder welcher Nachweis noch benötigt wird. Lesen Sie dafür die Anleitung „Ausgangsvermerk fehlt“. Eine zweite Anmeldung sollte nicht allein deshalb erstellt werden, weil ein Anhang nicht gefunden wurde.